Sua empresa de terceirização está preparada para o eSocial?

 

eSocial é um sistema público de escrituração digital, que une todas as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas das empresas. Com a sua implantação, os profissionais responsáveis pelo setor pessoal das empresas, devem enviar periodicamente dados exigidos através desse sistema online.

 

Esse novo projeto vem com o objetivo de transformar positivamente e tornar mais simples a burocracia enfrentada por empresas em relação à essas informações, tendo um grande impacto cultural.

 

Por esse motivo, a implantação através do Governo Federal vem para acabar com essa dificuldade enfrentada pelas empresas na hora do envio se diversas informações aos vários órgãos Públicos como, Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Previdência Social. Nos dias atuais, essas informações são enviadas de formas distintas tanto online quanto offline, e isso dificulta bastante, causando em grande parte das vezes uma confusão entre as informações enviadas através do setor de RH das empresas.

 

Para acabar com essas divergências e facilitar esse envio, o eSocial terá um layout único para envio dessas informações para todos órgãos, tornando o envio das informações relacionadas a folha de pagamento muito mais fáceis e ágeis.

 

Quando começou a entrar em vigor?

Muitos desconhecem, mas o eSocial foi estabelecido através de o decreto 8373 em 2014, tendo início relacionado apenas nos módulos domésticos.

 

Em Janeiro de 2018 deu-se início às primeiras implantações desse sistema para as empresas de grande porte, e segundo dados do governo, 97% dessas empresas já aderiram a esse novo sistema de integração.

 

A partir de de 16 de Julho de 2018, todas as empresas com faturamento até R$ 78 milhões anuais deverão aderir a esse sistema do eSocial. Para as micro e pequenas empresas (MEI), o prazo de adesão é até Novembro de 2018, sendo que a partir de setembro de 2018 os empregadores já deverão apresentar informações relacionadas aos funcionários e vínculos empregatícios, como demissões, contratações e afastamentos. Por isso é muito importante verificar se sua empresa de terceirização está preparada para o eSocial.

 

Até o dia 31 de Agosto, os empregadores deverão enviar dados para cadastro e tabelas das empresas. Os Microempreendedores Individuais (MEI) e as micro e pequenas empresas também poderão enviar dados para o cadastro, não sendo obrigatório num primeiro momento, pois os primeiros dados serão cadastrados automaticamente na na nova interface.

 

Além dessas informações, em Novembro será necessário também informar as remunerações dos funcionários e conter o fechamento das folhas de pagamento.

 

Prazo final para adaptação

Em Janeiro de 2019, é necessário sua empresa de terceirização estar preparada para o eSocial, assim como as grandes empresas, as micro, pequenas e médias empresas. Elas serão obrigadas a substituir o chamado GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) pelo eSocial.

 

As funções principais, que visam um aumento de arrecadação anual de até 20 bilhões só eliminando erros cometidos anteriormente, onde empresas estariam pagando menos do que deviam. Além de informar corretamente dados dos trabalhadores, assim como férias e horas extras dos funcionários.

 

A implantação do eSocial não altera nenhuma lei ou normatização específica dessas obrigações, somente haverá uma unificação. Os órgãos continuam os mesmos: Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego e Caixa Econômica Federal, todos trabalhando e fiscalizando de uma forma conjunta.

 

A dificuldade para a implantação do eSocial é mais evidente nas pequenas empresas, isso pelo fato que normalmente atuam com estruturas menores, diferente das grandes empresas. Entretanto, é de fundamental importância que as empresas se preparem e façam um planejamento para a implantação do eSocial. Isso porque o sistema será repleto de informações cadastrais que anteriormente não eram exigidas.

 

O Ministério do Trabalho e a Previdência Social poderão fiscalizar as empresas à distância, verificando o volume e qualidade de dados e informações transmitidas através do eSocial. O não planejamento poderá ocasionar muitos erros de informações transmitidas à União, por isso as empresas precisam se organizar e sua empresa de terceirização estar preparada para o eSocial.

 

Mudanças significativas para o RH das empresas.

 

 

Quando entrar em vigor o eSocial, o setor de Recursos Humanos (RH) deverá preencher e lançar informações no sistema todos os dias. Sempre que o envio for feito, haverá o recebimento de um protocolo da Receita Federal validando o recebimento.

 

Conheça os prazos de envios de acordo com as atividades:

  • Folha de Pagamento: deverá ser enviada sempre no dia 7 do mês seguinte.
  • Alterações Salariais: deverão ser enviadas até o dia seguinte que ocorrer essas alterações.
  • Admissões e Demissões: deverão ser enviadas imediatamente, pois o trabalhador só poderá exercer suas funções assim que essas informações forem enviadas e protocoladas.
  • Mudanças de Horário e Jornadas: Sempre que ocorrer alguma mudança, deverá ser informada imediatamente, mesmo para os trabalhadores que não tem a necessidade de bater o ponto.

 

Se antecipe, veja como sua empresa de terceirização deverá se preparar para o eSocial:

 

 

  • Treine sua equipe, começando pelo RH de onde são exigidas a maior parte das informações.
  • Treine ou nomeie um responsável pela implementação que tenha conhecimentos sobre essas mudanças.
  • Atualize e mantenha o cadastro dos funcionários atualizados.
  • Ajuste seus procedimentos conforme os padrões exigidos.
  • Converse com parceiros terceirizados e alinhe os processos aos quais tem contrato e prestação de serviços.
  • Integre possíveis ferramentas para ajudar a automatizar esse processo juntamente com o sistema da sua empresa.
  • Tente prever alguns possíveis problemas e mantenha-se atualizado para saber como lidar com possíveis imprevistos.
  • Um ponto importante é aproximar a área de Ti com a área do RH da sua empresa para se tornar mais harmônica essa adaptação.

Inicialmente pode parecer muitas informações e alterações a serem feitas, mas o que muda na verdade é a forma com que as informações serão entregues aos órgãos responsáveis. Ao fazer os ajustes necessários sua empresa de terceirização está preparada para o eSocial. Após esse período de implantação sua empresa terá alguns benefícios, como por exemplo a diminuição das chances de erros em cálculos, maior agilidade na entrega aos respectivos órgãos e integração dos processos.

 

Não deixe para a última hora para começar a se adequar às novas mudanças. Quanto antes a sua empresa estiver preparada para implantar esse novo sistema, menos problemas irá enfrentar, assim evitará o não cumprimento dos prazos e consequentemente multas.